Commencer par relire le contrat
Avant de contacter un nouveau prestataire, ressortez le contrat ou le devis signé avec l'actuel. Cherchez quatre informations.
La durée et l'échéance. Jusqu'à quand la commune est-elle engagée, et le contrat se renouvelle-t-il tout seul ?
Le préavis. Combien de temps avant l'échéance la commune doit-elle prévenir, et sous quelle forme ?
La réversibilité. Le prestataire s'engage-t-il à remettre les contenus et les documents à la fin du contrat ? Dans quel format, et dans quel délai ?
La propriété. À qui appartiennent le nom de domaine, les textes, les photos et la mise en page du site ?
Notez la date limite pour prévenir le prestataire, et prévoyez de commencer le nouveau site plusieurs semaines avant l'échéance. Changer de site dans l'urgence, la veille de la fin du contrat, est la source de la plupart des pertes.
Faire l'inventaire de ce qui doit suivre
Parcourez l'ancien site rubrique par rubrique, et notez ce qui doit être repris. Dans un site de mairie, quelques contenus comptent plus que d'autres.
Les actes officiels, en priorité
Les procès-verbaux des séances du conseil municipal sont publiés sur le site « de manière permanente » (article L2121-15 du code général des collectivités territoriales) : ils ne doivent pas disparaître au changement de site. Les délibérations et les arrêtés déjà publiés restent eux aussi utiles aux habitants et aux services. Récupérez chaque PDF tel qu'il a été publié, avec sa date de publication.
Les documents à télécharger
Bulletins municipaux, comptes rendus anciens, formulaires, règlements, plans : récupérez les fichiers d'origine, pas des copies réduites.
Les pages et les actualités
L'histoire du village, le patrimoine, les associations, les actualités des dernières années. Faites le tri : une actualité de 2015 sur une fermeture de route n'a pas besoin de suivre ; une page sur l'histoire de l'église, si.
Les photos
Vérifiez pour chaque photo que la commune a le droit de la réutiliser : photo prise par un agent ou un élu, photo achetée, photo d'un habitant qui avait donné son accord. Une photo dont on ne connaît pas l'origine est à remplacer plutôt qu'à reprendre.
Les données des habitants
Les abonnés à une lettre d'information, les messages reçus, les comptes éventuels des habitants ne se transfèrent pas sans précaution : ce sont des données personnelles, recueillies pour un usage précis. Demandez l'avis de votre délégué à la protection des données avant de reprendre une liste d'abonnés. Souvent, le plus simple est d'annoncer le nouveau site dans une dernière lettre et d'inviter les abonnés à se réinscrire.
Les pages obligatoires
Mentions légales, page des données personnelles, déclaration d'accessibilité : elles ne se reprennent pas telles quelles, car elles décrivent le site, son hébergeur et ses formulaires. Elles sont à refaire pour le nouveau site, en partant des informations de l'ancien : directeur de la publication, délégué à la protection des données, état de conformité.
Récupérer les contenus
Demandez à l'ancien prestataire un export des contenus et des fichiers, en vous appuyant sur la clause de réversibilité du contrat si elle existe. Formulez la demande par écrit, en listant ce que vous attendez : textes, documents, photos, avec leurs dates.
Si le prestataire ne répond pas, ou si le contrat ne prévoit rien, les contenus publics restent récupérables depuis le site lui-même : chaque PDF peut être téléchargé, chaque page copiée. C'est plus long, mais c'est possible tant que l'ancien site est en ligne. D'où l'importance de ne pas attendre sa fermeture.
Le nom de domaine et la messagerie
Le nom de domaine est le fil qui relie l'ancien site au nouveau. Deux situations se présentent.
Le domaine est enregistré au nom de la commune, chez un registraire auquel elle a accès. Il suffira, le jour de la bascule, de modifier les enregistrements qui mènent au site.
Le domaine est géré par l'ancien prestataire. Demandez-lui le code de transfert du domaine, et vérifiez que la commune en est bien titulaire. S'il est enregistré au nom du prestataire, demandez qu'il soit mis au nom de la commune avant toute autre démarche.
Dans les deux cas, la messagerie de la mairie dépend souvent du même domaine. Repérez dans la zone DNS les lignes qui la font fonctionner, notamment les lignes MX, et ne les modifiez pas. Si la messagerie était fournie par l'ancien prestataire, prévoyez son remplacement avant la fin du contrat : c'est un chantier à part entière.
Garder les anciennes adresses
Les habitants ont des favoris, les moteurs de recherche connaissent les anciennes pages, des liens vers le site figurent sur les sites de l'intercommunalité ou du département. Si les adresses des pages changent avec le nouveau site, ces liens mènent à une page d'erreur.
La solution est la redirection permanente : chaque ancienne adresse mène automatiquement à la nouvelle page qui lui correspond. Demandez au nouveau prestataire comment il les met en place. Faites au moins la liste des pages les plus consultées, la page des documents, celle des horaires, celle du contact, et vérifiez qu'elles sont redirigées.
Le calendrier du changement
Trois mois avant l'échéance : relire le contrat, prévenir l'ancien prestataire dans les formes prévues, choisir le nouveau.
Deux mois avant : demander l'export des contenus, vérifier le nom de domaine et son titulaire, faire l'inventaire.
Un mois avant : préparer le nouveau site sur son adresse provisoire, reprendre les contenus, vérifier les actes.
Le jour de la bascule : modifier les enregistrements du domaine qui mènent au site, sans toucher à la messagerie.
Les jours suivants : vérifier, corriger, puis seulement laisser l'ancien site s'éteindre.
Choisissez pour la bascule une période calme : pas la veille d'une séance du conseil municipal, ni pendant les congés du secrétariat.
Après la bascule : les vérifications
L'adresse de la commune ouvre le nouveau site, avec et sans « www », en « https ».
Un email envoyé à la mairie arrive bien, et une réponse part bien.
Les procès-verbaux et les délibérations des années passées sont en ligne, avec leurs dates.
Les anciennes adresses les plus consultées mènent aux bonnes pages.
Les mentions légales nomment le nouvel hébergeur, et la page des données personnelles décrit les formulaires du nouveau site.
La déclaration d'accessibilité correspond au nouveau site.
Les moteurs de recherche mettent souvent plusieurs semaines à remplacer les anciennes pages par les nouvelles dans leurs résultats. Pendant ce temps, les redirections font le lien : c'est pourquoi elles doivent rester en place durablement, et non quelques jours seulement. Revenez vérifier les pages les plus consultées un mois après la bascule.
Annoncez enfin le nouveau site aux habitants : bulletin, affichage, lettre d'information. C'est l'occasion de leur faire découvrir ce qu'ils peuvent y trouver.
Et avec Commune en ligne ?
Commune en ligne propose un diagnostic gratuit de l'ancien site, puis un devis forfaitaire pour reprendre les contenus choisis. Le nouveau site se prépare sur une adresse fournie par la plateforme, sans toucher à l'ancien, et l'adresse de la commune n'y mène qu'une fois ses réglages vérifiés. Les contenus de la commune restent exportables à tout moment.