Ce que les habitants cherchent vraiment
Avant de vouloir tout publier, partez des questions que la mairie reçoit au guichet et au téléphone. Dans la plupart des communes, ce sont les mêmes :
la mairie est-elle ouverte aujourd'hui, et jusqu'à quelle heure ?
quel jour passe le camion des poubelles, et que se passe-t-il les jours fériés ?
comment faire une carte d'identité, inscrire un enfant à la cantine, louer la salle des fêtes ?
quand a lieu le prochain conseil municipal, et qu'y a-t-on décidé ?
qu'est-ce qui se passe dans la commune ce week-end ?
Un site qui répond bien à ces cinq questions rend déjà un vrai service. Le reste vient en plus.
Quinze minutes par semaine
Plutôt que de grandes mises à jour de temps en temps, prenez un rendez-vous fixe, toujours le même jour. Un quart d'heure suffit, la plupart des semaines.
Regardez l'agenda de la semaine à venir. Une fermeture de la mairie, une coupure d'eau, des travaux, une manifestation ? Publiez-les maintenant.
Publiez les actes signés depuis la semaine dernière. Délibérations, arrêtés : un acte publié tout de suite est un acte qui ne sera pas oublié.
Lisez la page d'accueil comme un habitant. L'information la plus visible est-elle encore d'actualité ?
Répondez aux messages reçus par le formulaire de contact, ou transmettez-les à la bonne personne.
Après une séance du conseil municipal, ajoutez deux gestes : la liste des délibérations dans la semaine, et le procès-verbal de la séance précédente, une fois arrêté.
Écrire pour le site : court et utile
Un texte pour le site ne s'écrit pas comme un courrier officiel. Les habitants le lisent souvent sur un téléphone, debout, en quelques secondes.
Un titre qui dit l'essentiel : « Coupure d'eau mardi 14 matin, rue des Vergers », plutôt que « Information importante ».
La réponse d'abord : quoi, quand, où, puis les détails.
Des phrases courtes, sans abréviations administratives.
Des dates complètes, avec le jour de la semaine : « samedi 18 octobre » se comprend mieux que « le 18/10 ».
Une photo quand elle aide, avec une courte description pour les personnes qui ne la voient pas.
Une actualité n'a pas besoin d'être longue. Trois phrases justes valent mieux qu'une page que personne ne lira jusqu'au bout.
Répartir le travail
Le site n'a pas à reposer sur une seule personne. Quelques répartitions fonctionnent bien dans les petites communes :
le secrétariat de mairie publie les actes, les horaires et les fermetures, qui demandent de la rigueur ;
un élu chargé de la communication publie les actualités et l'agenda ;
les associations transmettent leurs événements, sous une forme convenue à l'avance : titre, date, lieu, contact.
Donnez à chaque personne son propre accès, avec les seuls droits dont elle a besoin. Un mot de passe partagé entre plusieurs personnes est une source d'erreurs et de risques.
Prévoyez aussi les absences : pendant les congés de la secrétaire, qui annonce une fermeture imprévue ? Il suffit qu'une deuxième personne sache le faire.
Préparer à l'avance
Une grande partie de ce que publie une mairie revient chaque année aux mêmes dates. Notez-les une fois pour toutes dans un calendrier :
les horaires d'été de la mairie et leur retour à la normale ;
la rentrée scolaire, les inscriptions à la cantine et au périscolaire ;
les jours fériés et leurs effets sur la collecte des déchets ;
les cérémonies du 8 mai et du 11 novembre, le repas des aînés, la fête du village ;
le vote du budget et les séances habituelles du conseil municipal ;
les inscriptions sur les listes électorales avant une élection.
Beaucoup d'outils permettent de préparer une actualité à l'avance et de la programmer pour une date précise. Préparez en janvier ce qui doit paraître au printemps.
Réutiliser ce qui existe déjà
La mairie produit déjà beaucoup d'informations : le bulletin municipal, les affiches, les courriers aux habitants, les comptes rendus de réunions publiques. Ce qui est écrit pour un support peut souvent servir au site, en quelques retouches.
L'inverse est vrai aussi : une actualité publiée sur le site peut être reprise dans le bulletin suivant. Écrire une seule fois, publier deux fois, c'est du temps gagné.
Une page d'accueil qui suit les saisons
La page d'accueil est la vitrine du site : c'est elle que les habitants voient en premier, et souvent la seule. Elle n'a pas besoin de changer chaque semaine, mais elle doit suivre la vie de la commune au fil de l'année.
Avant la rentrée, mettez en avant l'école, la cantine et le périscolaire. Avant l'hiver, les consignes de déneigement ou le calendrier des collectes de déchets verts. Avant la fête du village, le programme et les informations pratiques. Une fois l'événement passé, retirez-le de la première place : une page d'accueil qui annonce encore la fête de juin en septembre donne l'impression d'un site abandonné.
Deux ou trois rendez-vous par an pour revoir l'accueil suffisent, si vous les inscrivez dans le calendrier de la mairie.
Ce qu'il ne faut jamais laisser vieillir
Certaines informations font plus de tort fausses qu'absentes. Vérifiez-les régulièrement, au moins à chaque changement :
les horaires d'ouverture de la mairie et des autres lieux de la commune ;
le téléphone et l'email de la mairie ;
la liste des élus et de leurs délégations, après chaque changement dans l'équipe ;
le nom du maire dans les mentions légales, après une élection ;
les tarifs de la cantine, de la garderie ou de la salle des fêtes, à chaque nouvelle délibération.
Une actualité ancienne, en revanche, peut rester en ligne : elle fait partie de l'histoire de la commune. Il suffit qu'elle ne reste pas en tête de la page d'accueil.
Les règles à garder en tête
Les photos de personnes
Avant de publier la photo d'une personne reconnaissable, en particulier d'un enfant, assurez-vous d'avoir son accord, ou celui de ses parents. Pour les photos de la fête de l'école ou des manifestations, préférez des vues d'ensemble, ou demandez les autorisations au moment de la prise de vue.
Les données personnelles
Ne publiez ni adresse, ni téléphone, ni email d'un particulier sans son accord. Un message reçu par le formulaire de contact n'est pas destiné à être publié.
La période électorale
Dans les mois qui précèdent des élections générales, le code électoral interdit toute campagne de promotion publicitaire des réalisations ou de la gestion de la collectivité, à partir du premier jour du sixième mois précédant le mois du scrutin (article L52-1). Le site continue d'informer, sur le même ton qu'avant : c'est la mise en avant du bilan de l'équipe en place qu'il faut éviter.
Et avec Commune en ligne ?
Sur un site Commune en ligne, chaque personne de la mairie a son propre compte, avec les droits de son rôle. Une actualité se publie ou se programme en quelques minutes, une fermeture s'annonce en une minute et s'affiche toute seule quelques jours avant, et le tableau de bord rappelle ce qui attend : messages sans réponse, actes à publier après une séance, collectes qui tombent un jour férié.